PONIÉNDOSE AL DÍA EN SUS REPORTES DE USO DE DERECHOS DE AUTOR – ONE LICENSE

Son muchas las razones por las que las organizaciones se atrasan en sus reportes del uso de los derechos de autor:

– Cambio de director musical o de auxiliar administrativo (a menudo acompañado por un retraso en contratar reemplazos)
– Confusión acerca de quién es el responsable de esta tarea específica al interior de la organización
– Enfermedad del responsable de esta tarea
– Vacaciones del personal, licencias o incluso la merecida jubilación de la persona responsable

En ONE LICENSE entendemos que estas cosas suelen suceder normalmente, más aún en los tiempos sin precedentes en que vivimos. Lo comprendemos, incluso porque atravesamos los tiempos del COVID-19 con usted y sabemos que muchos procedimientos y operaciones regulares en nuestras iglesias, hospitales, sinagogas, hogares de ancianos, escuelas, etc, se vieron afectados y transformados por la pandemia. Vivimos tiempos realmente extraordinarios, por eso estamos aquí para ayudar a proporcionar herramientas educativas para todo lo que podamos.

Cuando un licenciatario se inscribe y empieza a utilizar nuestros servicios, recibe un “Paquete de Bienvenida” que enviamos por correo electrónico. Este documento resume los términos del contrato de licencia, incluyendo la responsabilidad de reportar la música usada durante sus servicios religiosos. Reconocer estas obras de música y pagar sus regalías es un valor fundamental de ONE LICENSE. Ciertamente, estaremos de acuerdo al decir que es una cuestión de justicia que nuestros compositores, autores, arreglistas, editoriales y otros artistas sean debidamente compensados por el uso de sus obras, las que justamente se calculan de acuerdo a los reportes del uso de derechos de autor de nuestros licenciatarios. Por eso, nos sentimos en la obligación de motivar a los licenciatarios a hacer un esfuerzo de buena fe por cumplir con quienes posibilitan e inspiran la oración, poniéndose al día y manteniendo al día esos reportes en el futuro.

Mientras que la mayoría de licenciatarios reportan cada semana cuando están planeando sus servicios y descargando archivos de imágenes, otros prefieren reportar un día al mes. Por ejemplo, muchos de nuestros usuarios usan recordatorios en sus calendarios para reportar en el día que tienen menos responsabilidades, o reservan tiempo al fin del mes para atar cabos sueltos. Si usted no ha entregado sus reportes por lo menos trimestralmente, está definitivamente atrasado en sus reportes y es tiempo para ponerse al día.

¿No está seguro por dónde empezar?

1. ¿Tiene alguna caja o archivo informático con todos los folletos de participación?
2. ¿Se encuentran en línea todos los boletines con la lista de la música usada en sus servicios religiosos?
3. ¿Dónde están las listas del director de música para cada servicio?
4. ¿Están archivados los videos de sus servicios en su canal de YouTube o Facebook?

Si el vacío en la historia de reportes es anterior al tiempo que usted lleva en la organización, busque a alguien que sepa de la historia institucional. Esa persona sabrá dónde encontrar las cajas y los archivos informáticos. Afortunadamente, tanto en las comunidades de fe como en las residencias de ancianos, escuelas u hospitales muchas veces se pueden encontrar personas que le quieren ayudar con su tiempo y sabiduría y a quienes les importa la ética y la justicia. Si alguna de estas personas también tiene buenas aptitudes organizacionales, usted habrá encontrado a su ayudante ideal.

Aquí hay algunos pasos que recomendamos cuando usted esté listo para empezar a ponerse al día con sus reportes:

Sugerimos comenzar por reunir a su personal y mostrarles el Seminario Web para Nuevos Usuarios, así como el de Soluciones Innovadoras a Crecientes Preocupaciones (un seminario web con temática acerca del COVID-19), y el Seminario Web sobre Podcast / Transmisión en Vivo, aún si anteriormente ya lo vieron. Hay mucho que considerar acerca de los derechos de autor y es probable que algunos miembros del equipo pudieran haber perdido algo del contenido que se hubiera compartido previamente.
Recoja todos los videos de podcast / transmisión en vivo, folletos de participación, y listas de canciones. Estos se pueden repartir entre sus ayudantes: revíselos y escriba los títulos de ONE LICENSE en un documento de Google, Word, o hoja Excel, notando cuantas veces se usaba cada título. Fíjese bien en los títulos que tienen múltiples derechos de autor (texto, tonada, arreglista, etc.) y escriba cada uno de ellos.
Ahora que tiene su lista de títulos para reportar, añada los correos electrónicos de su equipo a su cuenta para que ellos puedan empezar a reportar el uso de los derechos de autor de ahora en adelante. Anímeles a ver este video tutorial sobre cómo buscar títulos para que ellos puedan usar las funciones de búsqueda de ONE LICENSE a su favor.

El sistema de reportar de ONE LICENSE es una ventana de 18 semanas: hace 12 semanas en el pasado a 6 semanas en el futuro. Usando el 15 de septiembre como ejemplo, podrá ver desde la Semana 24 (el 18 – 24 de junio) hasta la Semana 41 (el 15 – 21 de octubre). Los títulos usados hace más de 12 semanas en el pasado se deben reportar en cualquier semana disponible mientras usted se pone al día.

Dependiendo del atraso que tenga con sus reportes, acuérdese de que usted también puede “multiplicar” sus reportes con el aumento del número de “servicios” en que se utilizó cierto título.

Si usted no utilizó títulos de ONE LICENSE protegidos por derechos de autor, puede indicar que no tiene “nada de reportar” por seleccionar la semana apropiada, desplazarse hasta la parte inferior de la página, y seleccionar la opción del menú desplegable. Verá las marcas negras de verificación que indican que esas semanas se han completado y que no se usó ningún título.

Fíjese bien en la imagen que sigue y el menú desplegable de servicios. Por ejemplo, si se cantó “El Cielo Canta Alegría” cuatro veces desde la última vez que se conectó para reportar el uso de la organización —y aquellas semanas ya no están disponibles—, usted puede añadir servicios adicionales para ponerse al día. Nada más tendría que cambiar el número en el menú desplegable a “4 servicios”.

Aunque en esta situación es definitivamente mejor que los reportes se hagan “a lo menos tarde que nunca”, es importantísimo mantenerse al día con sus reportes. Además de asegurar que los compositores y autores reciban sus regalías al debido tiempo (¡y sin ver a sus obras navideñas reportadas en junio!), también le ayudará en la planificación anual de música. Poder ver atrás a cuáles cantos se cantaron cierta semana en un año previo es especialmente útil, y mantener archivos así le puede ayudar construir un registro completo de los cantos que se programan año tras año.

Cuando usted ya esté al día con sus reportes, considere reportar cada mes o cada semana, lo que sea más conveniente. Acuérdese de que no tiene que reportar títulos de dominio público a ONE LICENSE. Entendemos que ponerse al día con sus reportes puede ser una tarea abrumadora. En nombre de nuestros compositores, arreglistas, autores, editoriales, y todos los otros artistas, le agradecemos por su diligencia en este asunto. Si necesita cualquier ayuda, por favor contacte a nuestro equipo directamente por correo electrónico a info@onelicense.net. Es nuestro placer ayudarle.